Các hàm trong excel căn bản nhất mà bất kỳ ai cũng phải biết

Hàm trong excel là gì?

Vậy các hàm trong excel là gì? Tại sao hàm excel được sử dụng nhiều trong Microsoft Excel? Và cách sử dụng hàm excel trong công việc.

Các hàm trong excel được xem là các công thức cơ bản trong excel giúp làm cho bảng tính phổ biến hơn với các công cụ tự động. Bằng cách tạo công thức excel cơ bản, bạn có thể có các hàm excel nhanh ngay cả khi thông tin thay đổi trong các ô liên quan đến công thức.

Lưu ý khi sử dụng các hàm excel:

• Tất cả các công thức hàm trong excel bảng tính bắt đầu bằng ký hiệu dấu bằng (=).
• Sau ký hiệu bằng nhau, một ô hoặc hàm công thức được nhập. Hàm cho bảng tính biết loại công thức.
• Nếu một hàm toán học đang được thực hiện, công thức toán học được bao quanh trong ngoặc đơn .
• Sử dụng dấu hai chấm (:) cho phép bạn lấy một phạm vi ô cho công thức. Ví dụ: A1: A10 là các ô từ A1 đến A10.

Các công thức được tạo bằng cách sử dụng tham chiếu ô tương đối theo mặc định và nếu bạn thêm ký hiệu đô la ($) ở trước cột hoặc hàng, nó sẽ trở thành tham chiếu ô tuyệt đối .

Tổng hợp các hàm trong excel và ví dụ cụ thể

Hàm SUM hàm dùng để tính tổng các số lại với nhau

Hàm sum (hàm tính tổng) là một hàm mà bất kì ai cũng sẽ biết vì nó khá thông dụng và đơn giản. Đây là hàm tính tổng các số lại với nhau. Hay hiểu theo cách khác là Cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu được chọn.

Khi bắt đầu 1 hàm hay 1 phép tính bất kì nào, bạn phải nhớ để dấu bằng (=) phía trước thì phép tính.

Cú pháp: =SUM(Number1, Number2…)

Các tham số: = Number1, Number2… là các số cần tính tổng.

Hàm sum tính tổng trong excel

Khác với cách làm thủ công thông thường là phải cộng từng ô lại với nhau thì khi sử dụng hàm Sum thuận tiện trong việc tính toán hơn rất nhiều, cải thiện tốc độ nên nhiều người chọn làm cách này.

Hàm SUMIF hàm dùng để tính tổng có điều kiện trong excel

Hàm Sumif là hàm tính tổng nhưng là tính tổng có điều kiện kèm theo. Nếu có yêu cầu tính tổng mà đi kèm với một điều kiện nào đó. Nhưng chỉ có một điều kiện thôi thì bạn sử dụng hàm sumif này. Tính tổng của các ô được chỉ định bởi những tiêu chuẩn đưa vào.

Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range)

Các tham số:
• Range: Là dãy mà bạn muốn xác định.
• Criteria: các tiêu chuẩn mà muốn tính tổng. Tiêu chuẩn này có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi.
• Sum_range: Là các ô thực sự cần tính tổng.

Cú pháp của hàm =Sumif(phạm vi điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng). Trong trường hợp phạm vi điều kiện và vùng tính tổng trùng nhau thì cú pháp nó sẽ đơn giản hơn là = Sumif(phạm vi điều kiện, điều kiện).

Hàm thống kê theo điều kiện trong excel

Hàm MAX Trả về số lớn nhất trong dãy được nhập.

Cú pháp: MAX(Number1, Number2…)

Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất ở trong đó.

Cách dùng hàm max trong excel

Hàm MIN Trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào

Cú pháp: MIN(Number1,Number2…)

Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất ở trong đó.

Hàm min trong excel và cách sử dụng

Hàm AVERAGE hàm tính trung bình cộng các số trong excel

hướng dẫn cách dùng hàm average trong excel

Hàm Average là hàm tính trung bình các số. Đây là hàm này được dùng rất nhiều trong việc tính trung bình điểm số học sinh trong các trường học. Cú pháp của hàm này là =Avarage(giá trị 1, giá trị 2,….).

Trả về gi trị trung bình của các đối số.

Cú pháp: AVERAGE(number1, number2…)

Các tham số: number1, number2 … là các số cần tính giá trị trung bình.

Hàm COUNT đếm các ký tự là số trong  1 danh sách

Hàm Count là hàm đếm kí tự trong một đống những ô trống và ô chứa chữ số. Nếu bạn muốn biết trong vùng nào đó có bao nhiêu chữ số thì thay vì đếm từng ô bạn có thể dùng hàm này để tính rất nhanh. Hãy nhớ rằng hàm này là hàm đếm và đếm gì thì hãy dùng hàm này nhé!

Cách áp dụng hàm count trong excel

Hàm này dùng để đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số trong dãy.

Cú pháp: COUNT(Value1, Value2, …)

Với các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.

Hàm COUNTA Đếm tất cả các ô chứa dữ liệu

• Cú pháp: COUNTA(Value1, Value2, …)
•  Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.

Cách áp dụng hàm counta trong excel

Hàm COUNTIF đếm các ô chứa giá trị số theo một điều kiện cho trước

• Cú pháp: COUNTIF (Range, Criteria)

Các tham số:

• Range: Dãy dữ liệu mà bạn muốn đếm.
• Criteria: Là tiêu chuẩn cho các ô được đếm.

Cách áp dụng hàm countif trong excel

Hàm IF trong excel trả về một giá trị dựa trên điều kiện

Hàm IF trong Excel đôi khi được gọi là “hàm điều kiện” vì nó trả về một giá trị dựa trên điều kiện mà bạn chỉ định. Hàm if trong excel được thực hiện như sau:

Cú pháp của hàm If: If (Logic_test, value_if_true, value_if_false)

Các giá trị trong hàm IF:

• Logic_test: là giá trị hay biểu thức logic (nhận 2 giá trị TRUE hoặc FALSE).
• Value_if_true: là giá trị của hàm nếu biểu thức logic nhận giá trị TRUE.
• Value_if_false: là giá trị của hàm nếu biểu thức logic nhận giá trị FALSE.

Công thức IF kiểm tra các điều kiện được biểu diễn trong đối số logical_test và trả về một giá trị (value_if_true) nếu điều kiện được đáp ứng và một giá trị khác (value_if_false) nếu điều kiện không được đáp ứng.

Ví dụ, công thức =IF(A1<>””, “good”, “bad”) trả về “good” nếu có bất kỳ giá trị nào trong ô A1, “bad” nếu không.

Và đây là một ví dụ về công thức hàm IF kết hợp thể hiện điểm thi trong ô A2:

=IF(A2>80, “Brilliant”, IF(A2>50, “Good”, IF(A2>30, “Fair”, “Poor”)))

Các hàm trong excel hàm if

Hàm Vlookup trong excel

Hàm Vlookup hay còn gọi là hàm tham chiếu cột nó lấy thông tin từ bảng phụ với điều kiện dò tìm ở bảng chính để điền vào cột nào đó của bảng chính nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.

Chú ý: Bài toán về hàm vlookup thường cho ra khi bắt ta tham chiếu cột từ một bảng phụ cho trước.

Cú pháp hàm vlookup trong excel nâng cao:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array, row_index_num,range_lookup)

Giải thích cú pháp:

• lookup_value: là giá trị để tham chiếu có thể là một ký tự, chuỗi ký tự, tham chiếu hay giá trị nào đó của bảng chính.
• table_array: vùng chứa dữ liệu của bảng phụ (lấy vùng bằng cách dùng chuột quét cả bảng phụ). Luôn phải để ở dạng địa chỉ tuyệt đối bằng cách quét xong rồi nhấn F4 để có dấu $ đằng trước nhé
• row_index_num: giá trị cần lấy ra thuộc cột mấy trong bảng phụ
• range_lookup: muốn tìm chính xác hay tương đối (0 là chính xác, 1 là tương đối) thường giá trị này là 0 nhé.

Cách Sử dụng hàm Vlookup

Dưới đây chỉ là những ví dụ cơ bản hàm vlookup thôi nhé bạn nên nhớ cần học thuộc hàm và biết vận dụng trong những trường hợp cụ thể nhé!

Ví dụ 1: Hãy điền tên vào cột tên hàng dựa vào ký tự của cột mã hàng lấy tham chiếu từ bảng phụ.

Các hàm trong excel hàm Vlookup

Tóm tắt ngắn ví dụ: nghĩa là bạn nhìn cột mã hàng ở bảng chính nó sẽ trùng với mã hàng ở cột bảng phụ bây giờ mình phải làm thế nào để từ dữ liệu cột mã hàng bảng chính tham chiếu xuống bảng phụ cho nó hiểu G =”Gà”, V=”Vịt”, C=”Chó” để điền vào cột tên hàng ở bảng chính.

Từ ví dụ ta có công thức =VLOOKUP(C6,$B$11:$C$14,2,0)

Bạn nhìn màu từ công thức trong hình và xem mình lấy hay quét dữ liệu như thế nào.

C6 (lookup_value): giá trị để tham chiếu nó là 1 ký tự trùng với ký tự từ bảng phụ

$B$11:$C$14 (table_array): vùng chứa dữ liệu bảng phụ quét cả bảng phụ và ấn F4 để ở dạng địa chỉ tuyệt đối nhé

2 (row_index_num): do lấy dữ liệu cột thứ 2 của bảng phụ lên là ,2. Nếu lấy cột thứ 3 thì , 3 hoặc ,4 ,5 ,6…

0 (range_lookup): dò tìm chính xác bạn cứ ,0 cho mình nhé.

Lưu ý: Bài toán ít khi cho ở dạng ví dụ 1 mà thường cho ở dạng ví dụ 2 sau đây thường kết hợp với một hàm khác nữa như hàm left, hàm right, hàm mid… thì mới tham chiếu được ký tự và điền vào bảng chính được.

Hàm dò tìm Hlookup trong Excel

Hàm HLOOKUP là hàm excel nâng cao dùng dò tìm một giá trị ở dòng đầu tiên của một bảng dữ liệu. Nó sẽ trả về giá trị ở cùng trên cột với giá trị tìm thấy trên hàng mà chúng ta chỉ định.

Hàm HLOOPUP thường dùng để điền thông tin vào bảng dữ liệu lấy từ bảng dữ liệu phụ.

Cú Pháp: Hlookup (giá trị đem dò, bảng giá trị dò, số thứ tự hàng cần lấy, phạm vi tìm kiếm)

Giá trị tìm kiếm: giá trị dùng để tìm kiếm, có thể là một chuỗi ký tự, một tham chiếu, một giá trị nào đó của bảng chính. Giá trị này phải có tên trong vùng dữ liệu tìm kiếm.

Vùng dữ liệu tìm kiếm: Vùng chứa dữ liệu cần tìm. Vùng chứa dữ liệu tìm kiếm này thường nằm ở bảng phụ. Lưu ý: trong vùng dữ kiệu tìm kiếm này phải chứa giá trị tìm kiếm

Hàng trả về giá trị tìm kiếm: giá trị lấy ở hàng thứ mấy trong bảng phụ

Tham số: muốn tìm chính xác hay tương đối. Tham số này điền “0” nếu bạn muốn dò tìm chính xác, điền số “1” nếu muốn dò tìm giá trị tương đối.

Cách sử dụng hàm dò tìm hlookup trong excel

Hàm Trim loại bỏ khoảng trống trong văn bản

Hàm trim hàm loại bỏ khoảng trống trong văn bản TRIM(text) được dùng để loại bỏ hàng đầu, dấu cách cũng như các khoảng trống dư thừa giữa các từ. Trường hợp văn bản hoặc một chuỗi văn bản hay tham chiếu đến ô có chứa văn bản mà bạn muốn loại bỏ không gian. Ảnh chụp màn hình sau minh họa một ví dụ về cách sử dụng:

Cú pháp hàm Trim: TRIM(Text)

Text là đoan văn bản chứa khoảng trắng cần loại bỏ

Ví dụ:

bạn muốn loại bỏ các khoảng trắng trong cột A2, bạn chỉ cần sử dụng hàm TRIM ở ô B2 với công thức: =TRIM(A2). Bạn copy công thức xuống cuối danh sách để có kết quả loại bỏ các khoảng trắng tương tự ở B2.

Cách sử dụng hàm trim trong excel

Hàm Len trong excel hàm đếm độ dài của chuối kí tự bất kỳ

Hàm Len là hàm đo độ dài của chuối kí tự bất kỳ bạn có thể sử dụng hàm LEN trong Excel, hàm này trả về độ dài chính xác của chuỗi ký tự từ đó bạn có thể thực hiện những yêu cầu bạn muốn.

Cú Pháp: LEN (text)

Text: là chuỗi ký tự

Chức Năng: Trả về giá trị là độ dài của chuỗi ký tự, kể cả ký tự khoảng trống.

Ví dụ sử dụng hàm len :

Đo độ dài của chuỗi “University of Da Nang”.

Công thức tính sẽ là: =LEN (“University of Da Nang”) = 21.

Các hàm liên quan>> Tổng Hợp Các Hàm Trong Excel Cơ Bản Với Cách Áp Dụng

Hàm Days trong excel trả về số ngày giữa 2 ngày trong Excel

Cú pháp: DAYS(end_date, start_date).

end_date: Là ngày kết thúc muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.

start_date: Là ngày đầu tiên muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.

Lưu ý khi sử dụng hàm Days:

Nếu end_date và start_date đều có dạng số -> hàm dùng EndDate – StartDate để tính số ngày giữa 2 ngày này.

Nếu end_date và start_date ở dạng văn bản hàm tự động chuyển sang định dạng ngày bằng cách sử dụng hàm DATEVALUE(date_text) rồi tính toán.

Nếu đối số vượt ngoài phạm vi của ngày tháng năm -> hàm trả về giá trị lỗi #NUM!

Nếu đối số dạng văn bản mà không thể chuyển sang định dạng ngày hợp lệ -> hàm trả về giá trị lỗi #VALUE!

Ví dụ: Tính số năm công tác của các nhân viên dựa vào hàm Days().

Cách áp dụng hàm Day trong excel

Hàm NETWORKDAYS tính số lượng ngày làm việc trong excel

Hàm NETWORKDAYS hàm tính số lượng ngày làm việc Thay vì dùng cách thủ công như đếm tay để tính số ngày làm việc. Excel hỗ trợ cho bạn một hàm NETWORKDAYS tính số lượng ngày làm việc toàn thời gian giữa hai ngày một cách chính xác, nhanh gọn.

Cú Pháp: =NETWORKDAYS(START_DATE,END_DATE,[HOLIDAYS])

Chức Năng: Trả về số lượng ngày làm việc trừ những ngày lễ và ngày cuối tuần bắt đầu từ ngày start_date và kết thúc bằng ngày end_date.

Ví dụ: Ta có một bảng chấm công nhân viên, bao gồm cả số ngày nghỉ như sau:

Sử dụng hàm networkdays chấm công nhân viên

Các hàm tính ngày tháng trong excel

Đối với những người sử dụng Excel thường xuyên, các hàm ngày tháng ngày càng trở nên quen thuộc hơn và được sử dụng trong rất nhiều trường hợp khác nhau.

Một số hàm thông dụng giúp bạn tạo lập, ngày, tháng, năm , giờ … trong excel dưới đây:

Hàm Tạo lập ngày tháng

• DATE – trả về một ngày được chỉ định dưới dạng số sê ri.
• DATEVALUE – chuyển đổi một chuỗi văn bản đại diện cho ngày để định dạng ngày.

Ngày và giờ hiện tại

• TODAY – trả về ngày hiện tại.
• NOW – trả về ngày và thời gian hiện tại.

Hàm Tách ra ngày tháng

• DAY – trả về ngày trong tháng.
• MONTH – trả về tháng của một ngày được chỉ định.
• YEAR – trả về năm của một ngày nhất định.
• EOMONTH – trả về ngày cuối cùng của tháng.
• WEEKDAY – trả về ngày trong tuần.
• WEEKNUM – trả về số tuần của một ngày.

Hàm tính chênh lệch ngày

• DATEDIF – trả về sự khác biệt giữa hai ngày.
• EDATE – trả về một ngày nằm trong tháng đã định trước, có thể đứng trước hoặc sau ngày bắt đầu.
• YEARFRAC – trả về tỷ lệ của một khoảng thời gian trong một năm.

Hàm tính các ngày làm việc

• WORKDAY – Trả về một số tuần tự thể hiện số ngày làm việc, có thể là trước hay sau ngày bắt đầu làm việc và trừ đi những ngày cuối tuần và ngày nghỉ (nếu có) trong khoảng thời gian đó.
• WORKDAY.INTL – tính ngày tháng là số ngày trong tuần được chỉ định trước hoặc sau ngày bắt đầu, với thông số cuối tuần tùy chỉnh.
• NETWORKDAYS – trả về số ngày làm việc giữa hai ngày được chỉ định.
• NETWORKDAYS.INTL – trả về số ngày làm việc giữa hai ngày được chỉ định với ngày cuối tuần tùy chỉnh.

Xem thêm >> Hàm if trong excel, Cách sử dụng hàm IF qua từng ví dụ minh họa cụ thể
Hàm tính thời gian trong excel

Dưới đây là danh sách các hàm Excel chính dùng làm việc với thời gian.

• TIME(hour, minute, second) – trả về thời gian dưới dạng số sê ri.
• TIMEVALUE(time_text) – chuyển đổi một thời gian nhập dưới dạng một chuỗi văn bản thành một số thể hiện thời gian dưới dạng số sê ri.
• NOW() – trả về số tương ứng với ngày và thời gian hiện tại dạng số sê ri.
• HOUR(serial_number) – chuyển đổi một số thành một giờ dạng số sê ri.
• MINUTE(serial_number) – chuyển đổi một số thành phút dưới dạng số sê ri.
• SECOND(serial_number) – chuyển đổi một số thành giây dưới dạng số sê ri.

Như vậy trên đây Trung tâm Ngoại ngữ Tin học Vũng tàu tổng hợp Các hàm trong excel căn bản nhất mà bất kỳ ai cũng phải biết với các hàm sẽ có những công dụng riêng giúp bạn giải quyết các vấn đề nhanh hơn một cách tự động và chuyên nghiệp

Nếu như bạn muốn sử dụng thành thạo tốt excel trong công việc đầu tiên bạn cần nắm vứng các hàm excel, các giá trị, công thức và một số kiến thức về Microsoft Excel sẽ được cập nhật đầy đủ nhất. Hãy theo dõi Trung tâm Ngoại ngữ Tin học Vũng tàu để học hỏi các kinh nghiệm mới nhất nhé.

ĐĂNG KÝ HỌC THỬ MIỄN PHÍ

Mọi chi tiết xin liên hệ: Trung tâm Ngoại Ngữ Tin học Vũng Tàu

Địa chỉ: Trung tâm trên Google Map

Địa chỉ cơ sở Chính: 37/3 Lê Phụng Hiểu, Phường 8, Tp. Vũng Tàu

Địa chỉ cơ sở 2: 276/12 Bình Giã, Phường. Nguyễn An Ninh – Tp. Vũng Tàu

Điện thoại: 0702.222.272 – Zalo: 0933.008.831

Facebook: https://www.facebook.com/ngoaingutinhocvungtau